Fases para tener en cuenta a la hora de organizar un evento.

Los eventos se están convirtiendo en una estrategia de mercadeo muy popular entre las marcas que buscan impulsar su negocio hacia adelante, los eventos brindan un espacio social pero también de negocios en donde se forma un vínculo directo con los clientes.  Estos eventos requieren horas de trabajo y planificación, para llevar a cabo adecuadamente un evento se sugiere clasificar en cuatro fases las diferentes actividades a desarrollar, de esta manera se podrá coordinar las tácticas necesarias para la planeación, ejecución, control y seguimiento del mismo.

1.      Planeación

En esta fase, se deberá definir el objetivo y expectativas de la celebración del evento, identificar la audiencia y los mensajes claves a transmitir, cuantificar los recursos necesarios, realizar una calendarización de las actividades y definir la respuesta esperada por parte de la audiencia. Se designarán los recursos, así como las especificaciones generales y detalladas (calendario) de las diferentes actividades por realizar. En esta fase se recolecta la información necesaria del cliente, por ejemplo, fecha, hora, ubicación (ciudad), lugar, número de personas, tema, etc.

2.      Pre – Evento

En esta etapa se deben desarrollar acciones que ayuden a posicionar una imagen única del evento en la mente y el corazón del público objetivo, por ello es importante crear tácticas consistentes que respalden la estrategia de comunicación de éste.

Llamar la atención sobre una marca antes de un evento es crucial para apuntar a las plataformas demográficas y redes sociales relevantes, que ofrecen una oportunidad gratuita para alcanzar un alcance masivo. Twitter, Facebook, LinkedIn e Instagram son herramientas esenciales para el marketing de eventos.

Las publicaciones en vivo sobre la preparación de un evento se han convertido en una de las técnicas más utilizadas para dar exposición, en el mercado existen herramientas digitales que pueden ayudar a programar las actualizaciones durante el evento, con el fin que la audiencia, así como los no asistentes, estén actualizados en todo momento, y sigan paso a paso lo que ocurre.

3.      Durante el Evento

Consiste en la exitosa coordinación y ejecución de las actividades previamente planeadas. En esta fase del evento están implícitas las tareas que se programaron en las etapas anteriores y que requieren de su realización. Se recomienda revisar cada actividad que se vaya realizando de acuerdo a lo planeado en su calendarización y al checklist del evento.

Se aconseja, realizar un ensayo de todo el evento al menos con 24 horas de anticipación, para asegurar que todo está en orden y en caso de que algo falle, poder corregirlo.

4.      Post – Evento

En esta etapa se deben tomar en cuenta dos puntos importantes:

1) Las actividades de seguimiento y 2) La aplicación de encuestas de satisfacción y reporte de resultados. Encuestas y evaluaciones posteriores al evento son parte de esta fase, es como obtener una lista de verificación de los objetivos y expectativas que se acordaron alcanzar antes del evento y marcar cada elemento en la lista de verificación si se ha logrado, y explicar las razones por las cuales no se cumplió con los elementos acordados en las listas de control. En esta fase es importante ser honestos, ya que los resultados obtenido serán feedback para futuros eventos.

Fuentes: 

Sandhu, Manpreet (2015). The 3 stages of event marketing​ [Mensaje en un blog]. Recuperado de https://digitalmarketingmagazine.co.uk/